Zvláště ve větších společnostech a korporacích často „meetingová mánie“ dosahuje netušených rozměrů, kdy se stále častěji pořádají schůzky za účelem přípravy na budoucí meetingy a efektivita se zcela ztrácí. Jak právě tu zvýšit? Máme několik rad.
Podle průzkumu společnosti Verizon zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37 procent času z jeho pracovního týdne.
Ačkoli se to nezdá, pokud se pracovní schůzka přepočítá na čas, který na ní zaměstnanci stráví, a vynásobí se jejich počtem, může jít finančně o náročnou záležitost. Dvouhodinový meeting pro deset zaměstnanců sebere firmě 20 hodin pracovního času na daný den. Proto je záhodno organizovat pracovní schůzky jen v případech, kdy je jisté, že danou záležitost skutečně posunou dopředu, či ve chvíli, kdy ji není možné vyřešit lepším způsobem. Schůzky je tedy dobré svolávat kvůli řešení konkrétních pracovních témat, plánů, strategií a akutních problémů.
Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na meeting a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit.
„Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe. Když máte naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebudete schopni se na všechny kvalitně připravit,“ radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.
Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity samy o sobě moc efektivní nejsou. Pravidelným meetingům by se firmy měly vyhnout, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc meetingy zaměřené na řešení konkrétních problémů. Náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin zaměstnanců se snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonference.
„Místo fyzických schůzek firmám doporučujeme přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních meetingů do online sféry,“ říká Andrej Hronec, zástupce videokonferenčního řešení Lifesize.