Pojednáním o problematice prvního dojmu a důležitosti role recepcí ve firmách debatu zahájila Milli Dítě Radová, provozní a obchodní ředitelka firmy D’Eclair, jež se zabývá outsourcingem profesionálních recepčních služeb. Jako druhá se představila Linda Petrová, kreativní a strategická ředitelka retailové agentury Wellen, která otevřela téma recepce jako tváře značky. Třetím účastníkem byl associate director realitní společnosti Savills Matěj Baranek, který do diskuse přispěl podnětnými poznatky ze světa kancelářských prostor.
Náplň práce recepčních musí být jasně definovaná
Milli Dítě Radová na otázku, proč je podle ní role recepce ve firmě důležitá, odpověděla: "Recepce je nedílnou součástí utváření prvního dojmu u příchozích a zároveň také vizitkou a srdcem celé společnosti. Kvalitu poskytovaných recepčních služeb často ovlivňuje fakt, že se recepční věnují činnostem, které s jejich prací nijak nesouvisejí. Je tedy potřeba, aby si toto vedení firem ohlídalo a na recepční nedelegovalo úkony a úkoly, které s provozem recepce nesouvisejí." Paní Dítě Radová nepopírá, že je práce na recepci velmi náročná a nemůže ji vykonávat každý. Nejvíce se prý hodí pro reprezentativní a vstřícné osoby s proaktivním přístupem, které se svým pozitivním jednáním velkou měrou zasluhují o dobrou pověst dané společnosti mezi lidmi. Jako problém, na kterém musí společnosti ještě zapracovat, vidí aktuální stav, kdy sice "investují velké peníze do designu recepcí, ale opomíjejí výběr kvalitního personálu a jeho adekvátní ohodnocení“.
Recepce by měly být uspořádané jako prodejny
Linda Petrová s moderátorem řešila především vztah recepcí a retailu: "Recepce jsou stejně jako prodejny místy, kde se prodává určitý druh služby a kde dochází ke kontaktu firmy se zákazníkem. Proto s recepcemi souvisejí stejná komunikační a ergonomická pravidla, jaká platí i v retailu," vysvětluje paní Petrová podobnosti mezi retailem a recepcemi. "Další principy, které mají tyto dva světy shodné, jsou správný výběr pohledových zón, redukce pohybových bariér, dobře nastavené úhly pohledu a zajištění zábavy pro příchozí.“ Během diskuze kladla Linda Petrová důraz také na to, že v recepci by se měli kromě příchozích dobře cítit hlavně pracovníci recepce, kteří v ní stráví až dvanáct hodin denně. Říká, že jejich pracovní prostředí by mělo být uspořádané tak, aby měli vše potřebné na dosah ruky a zároveň se v něm netísnili. "Primární je u recepce funkčnost a až poté by se měla řešit její estetická stránka,“ vysvětluje a přiznává, že ne vždy tomu tak je. "Velmi často se stává, že architekti myslí především na estetickou stránku recepcí, ale zapomínají, že v nich bude muset někdo pracovat. Pak vznikají sice krásné, ale zcela neúčelné recepce. Tomuto problému se ale v dnešní době lze díky testování ergonomie recepcí ve virtuální realitě a dalším prostředkům naštěstí vyhnout," uzavírá paní Petrová svou část diskuse.
Profesionální služby sluší i vstupním recepcím
Proměnou kancelářských prostor a recepcí za posledních deset let se ve své části debaty zabýval Matěj Baranek. Ten recepce vnímá jako tváře značky a říká, že konkrétně "vstupní recepce administrativních budov jsou vizitkou developera či pronajímatele, který má daný objekt ve vlastnictví a je za jeho správu zodpovědný. Současně je ale také vizitkou společnosti, která budovu spravuje." Ze svého profesního pohledu pan Baranek přiznává, že se jedná o důležitý aspekt hlavně pro realitní makléře, kteří se pronájmem kanceláří zabývají. Klienti totiž při prohlídce kanceláří situovaných v administrativní budově samozřejmě projdou přes hlavní recepci a už na základě dojmu, který v nich hlavní recepce vyvolá, si utvářejí první dojem také o kancelářích, na které se přišli podívat. Změny kancelářských recepcí za poslední dekádu popisuje následovně: "Před deseti lety byly v kancelářích recepce, za nimi příčka a pak už jen open space a zasedací místnosti. Dnes se kanceláře orientují spíše na samotné uživatele – zaměstnance – a jejich komfort. V postcovidové době se jejich význam posouvá ještě dál a stávají se místem určeným k setkávání zaměstnanců. V důsledku toho, jak se změnilo vnímání kancelářských prostor, se logicky změnil i význam samotných recepcí, které už neslouží jen k vítání návštěv či přijímání a odesílání zásilek a dokumentů nebo k managementu kurýrů. Nyní je zaměstnanci využívají hlavně jako lounge nebo internetové kavárny, což je nejvíce patrné u coworkingových center. S vývojem recepčního servisu jde ruku v ruce také digitalizace a integrace nových technologií.“
Jak budou vypadat recepce zítřka, žádný z diskutérů zatím netuší, ale všichni tři věří, že se bude standard poskytovaných služeb neustále zvyšovat a že se z vrátnic stanou perfektně fungující recepce.
PROLINKY ČTK
Online panelová diskuse Recepce není vrátnice a slavnostní vyhlášení soutěže Recepce roku 2021 – https://www.youtube.com/watch?v=SLJOGK9ZfBA
Známe nejlepší recepci roku 2021 - https://www.ceskenoviny.cz/zpravy/panelova-diskuse-recepce-neni-vratnice-a-vyhlaseni-souteze-recepce-roku-2021/2110121
